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亚昂会 学术会议解决方案

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案例一:一站式学术会议解决方案-—办会无忧

会议筹备

U大学的F教授所在团队受D学会委托举办第九届生物信息与生物医学国际会议,会期3天,预计国内外参会者共计300人,国内外专家团队30人。团队商议举办会议工作量巨大,且为额外工作,决定由亚昂学术协助承办此次会议。本次会议需收取国内国际注册费、支付会议费用、支付外汇酬金等复杂财务问题,由于学校财务收支款项程序复杂、耗时长,团队决定由亚昂学术负责代收代支本次会议款项。


会议启动/前期准备

会议前期由F教授助理A与亚昂学术直接沟通,建立了本次会议的工作讨论组。助理A从亚昂学术的网站模板库中选中一款,并且提供了本次会议的基本信息,包括组委会名单、主办承办关系、收费标准、日程设置等。会议团队开始搭建本次会议的网站、微信公众号、邀请函,同时选用亚昂学术的投稿审稿注册系统,会议正式启动。

本次会议的联系电话和邮箱由亚昂学术的会议秘书团队负责,监督邮箱和监督电话由教授助理A负责。亚昂会议秘书负责处理邮件电话咨询、接收投稿、分配审稿、发布通知、准备会议材料、编辑摘要集\论文集、发布会议日程,与会场酒店沟通会议细节等。
会前,亚昂学术定期向F教授及团队汇报参会注册情况和大会收支等数据,开展各项工作前征求F教授的意见,给出亚昂学术得优化方案,使得会议始终在会议主办方的预想和监督下下筹备进行。


会议现场

会议现场管理由亚昂学术的秘书团队进行,包括物料制作、会场布置、会议设备调试、与会签到、资料发放、现场答疑、会场巡视、用餐协调等等,确保了会议顺利进行。


会议后期/收尾工作

会后,亚昂学术向F教授团队整理、提交了会议总结报告、财务报告、所有会议数据等。亚昂秘书团队工作持续到会后2个月直至所有的会议工作完全结束。本次会议的日常工作全部由亚昂学术执行,确保了专业性又极大的减轻了F教授团队举办本次会议的时间人力成本。

案例二-互联网+学术会议-办会参会新体验

会议系统

亚昂学术根据学术会议投稿审稿的特点,自主开发了集合投稿、审稿、注册、缴费功能一体的中英文会议系统,日常操作由学术会议秘书完成,如处理投稿、接受咨询、协助分配审稿、发布通知、检查注册缴费信息等,甲方可以通过后台管理权限了解和监督流程,随时把控会议进程。


多渠道会议展示和推广

除传统会议网站和会议通知外,征对手机用户众多的时代特点,亚昂学术开发了会议的微站、APP、微信公众号、H5邀请函等,通过多种渠道展示会议,扩大会议的知名度,达到更好的会议宣传效果。


电子签到、现场制证

会议现场通过扫描二维码签到、打印胸牌、就餐、设置进入会场权限,高效便捷,数据及时更新,方便主办方随时掌握会议情况,同时也提升参会体验。